Newsletter
Wpisz swój email, aby otrzymywać powiadomienia o nowych informacjach na naszej stronie internetowej.
Partnerstwo projektowe

Niewątpliwie zmierzamy do zakończenia realizacji projektów finansowanych z EFS w ramach okresu programowania 2004-2006. Kończymy okres testowania naszych kompetencji nie tylko w zakresie realizowania usług, ale również realizowania ich z innymi podmiotami w oparciu o zasady partnerstwa. Patrząc na to z pewnego dystansu zamkniętych i rozliczonych projektów, muszę jednoznacznie stwierdzić, że była to trudna lekcja a wynik egzaminu w postaci zrealizowanych i rozliczonych projektów, nie zawsze odpowiadał poziomowi przygotowania i klimatowi, jaki powinien charakteryzować inicjatywy partnerskie - pisze Romana Krzewicka z Pomorskiej Akademii Kształcenia Zawodowego Sp. z o.o w Szczecinie.

 

Dlaczego w partnerstwie?

Trudno jednoznacznie stwierdzić co przyświeca idei realizacji projektów partnerskich w obszarze rynku pracy. Najprostsza a raczej wydająca się poprawną odpowiedź, to osiągnięcie efektu synergii w obszarze kompetencji instytucji przystępujących do partnerstwa i przez to wzmocnienie prawdopodobieństwa osiągnięcia zakładanych rezultatów. Druga odpowiedz nieco bardziej banalna to podniesienie potencjału finansowego, umożliwiającego realizację większych i przez to bardziej kompleksowych projektów.

 

Analizując ideę partnerstwa i kontekst sytuacyjny pierwszego dla nas okresu wdrażania EFS, obie odpowiedzi nie są dla mnie satysfakcjonujące. Istniejąc 13 lat na rynku szkoleniowym i mając doświadczenie w realizacji projektów przedakcesyjnych, ani brak kompetencji ani potencjału finansowego nie stanowiły bariery w sięganiu po środki europejskie. A jednak zdecydowałam się realizować część z nich z partnerami. Istotniejsza była przesłanka, którą można podciągnąć pod hasło „budowania społeczeństwa obywatelskiego”. Co ma wspólnego decyzja w firmie o realizacji projektów partnerskich z budowaniem społeczeństwa obywatelskiego? Oczywiście jest to powiązane o tyle, o ile misja firmy odnosi się w sposób bezpośredni, lub pośredni, do wsparcia tegoż społeczeństwa.

 

Inicjowanie realizacji działalności partnerskiej w obszarze realizacji projektów, to otwarcie się na nowe doświadczenia, wyjście poza dotychczasowe pole działania. Jest to jednocześnie konieczność zainteresowania się partnerem, nie z perspektywy konkurencyjności lecz współpracy. Wymusza ono przyjęcie odpowiedzialności za rozwój własny i rozwój partnera w obszarze realizowanego projektu.

 

Wyzwanie i rozwój

Może kiedyś, jako społeczeństwo, będziemy znali cudowną receptę na stworzenie idealnego projektu partnerskiego, który będzie odpowiadał nie tylko na potrzeby społeczne, ale również będzie w pełni wykorzystywał potencjał realizujących go partnerów. A pytania „co chcemy zrobić” i „czy jesteśmy w stanie zrealizować to, co zaprojektujemy”, pojawia się zaraz po odpowiedzi na pytanie „czy jesteśmy gotowi podjąć współpracę”. Pierwsza bolączka jaką napotykamy, to właściwa diagnoza możliwości własnych i partnera w zakresie planowanego projektu. Ideałem wprost jest sytuacja, gdy partnerzy dobierają się na zasadzie uzupełniania swoich doświadczeń i kompetencji. Niestety ideały są tworami czysto teoretycznymi. Pojawią się więc zadania, dotychczas nie realizowane przez żadną ze stron. I tu ma szansę objawić się siła, lub słabość, partnerstwa. Podejmiemy wspólnie wyzwanie wspierając się jako partnerzy, czy podrzucimy partnerowi kukułcze jajo, tłumacząc się brakiem potencjału organizacyjno – intelektualnego, ilością już przyjętych zadań, czy w końcu udowadniając, że realizacja nowego zadania nie jest niezbędna przy realizacji projektu.

 

A właśnie partnerstwo jest doskonałą przestrzenią do realizacji nowych, wcześniej pomijanych zadań. Właśnie dzięki wsparciu intelektualnemu partnerów uruchomiliśmy e-learning w nauczaniu języków obcych, platformę internetową wykorzystywaną do wymiany informacji o rynku pracy na poziomie województwa, wypracowaliśmy alternatywne formy pracy z rodzinami dziedziczącymi bezrobocie. W myśleniu o potencjale warto wyjść poza swoją instytucję by zrozumieć jakie szanse wspólnego rozwoju niesie partnerstwo.

 

Formalizacja współpracy

Niezbędna jest umowa regulująca szczegółowo zakres zadań przyjętych przez partnerów. Poziom szczegółowości oczywiście zależy od indywidualnych preferencji. Należy jednak pamiętać, że czym większy poziom szczegółowości, tym mniej nieporozumień przy realizacji projektu. W tym miejscu samo nasuwa się pytanie „a gdzie zaufanie w partnerstwie?”. Nie należy mylić zaufania z opisem i podziałem zadań. Pozwala on uniknąć sytuacji pojawiania się zadań niczyich, czyli takich, które „się zrobią” lub „ustalimy później”. Nawet w najlepiej zbudowanym partnerstwie zadania same się nie robią, szczególnie gdy nikt za nie odpowiada lub pociągają za sobą choćby niewielkie koszty. Zaufanie przejawia się przekonaniu, że powierzone partnerowi zadania, zostaną wykonane tak, jak wcześniej zostało to ustalone i w czasie, który wspólnie wyznaczyliśmy. Zaufanie do partnera, to poczucie że w sytuacjach kryzysowych, które przy realizacji projektów pojawiają się, wspólnie z nami podejmie on próbę rozwiązania problemów.

 

Organizacja partnerstwa a kultura instytucji 

Ile ludzi, tyle charakterów, motywacji i zachowań. Ile instytucji, tyle kultur organizacyjnych, procedur i decyzji. Ludzi zaczynamy rozumieć, gdy ich poznamy. Instytucje również. Partnerzy będą rozumieli swoje działania gdy, dołożą starań by się poznać. Co to oznacza w przypadku instytucji? Przede wszystkim jaki jest zakres kompetencji osób pracujących na rzecz partnerstwa, godziny pracy, system podejmowania decyzji, obieg dokumentacji, ale również sfera nieoficjalna dotycząca zwyczajów i niepisanych praw preferowanych w organizacji (sposobów zwracania się do siebie np. po imieniu, kontaktów z szefem itp.)

 

Partnerstwo stwarza nam kolejną okazję do rozwoju własnej instytucji. Pozwala weryfikować skuteczność sytemu zarządzania, komunikacji, procedur itp. Na okres projektu partnerstwo zaczyna żyć własnym życiem. Powstaje niejednokrotnie w zależności od skali projektu niejako oddzielny projekt z osobą zarządzającą (kierownikiem projektu) sekretariatem, pracownikami administracyjnymi i własnymi służbami finansowymi zatrudnionymi tylko do celów realizacji projekty. Bardzo często w takich przypadkach system organizacji partnerstwa jest wprost kalką systemu obowiązującego u lidera partnerstwa. Daleka jestem od jednoznacznej oceny czy to dobrze czy źle. Oczywiści dla partnera, który nie posiada standardów i procedur to właśnie ta sytuacja staje się szansą rozwoju i uporządkowania działalności. Otrzymuje bowiem gotowe wzorce wprost do zastosowania u siebie. Dla partnera który posiada własny system pracy jest to jednak poważny problem, a współpraca partnerska staje się testem elastyczności instytucji i jej gotowości do uczenia się.

 

Własny standard partnerstwa „Kompromis” 

Założeniem partnerstwa jest czerpać od siebie nawzajem wszystko to, co partnerzy posiadają najlepszego. Takie podejście zobowiązuje partnerów do realizacji produktów na możliwie najwyższym poziomie. Staje się również przesłanką by w partnerstwie rozwijali się wszyscy jego członkowie. Chęć poznania się partnerów nie jest już wystarczająca. Musimy świadomie podjąć decyzję o zaangażowaniu znacznej ilości czasu i otworzyć się na długi dialog z partnerami.  Czy był to rzeczywisty dialog poznamy po ilości wzajemnych kompromisów i konsensusu osiągniętego w obszarze:

  • realizacji projektu
  • sposobu zarządzania i rozliczania projektu
  • zakresu odpowiedzialności

Odpowiedzi na pytania „kto, co, kiedy i w jaki sposób (w oparciu o jakie narzędzia), oraz przed kim się rozlicza z podejmowanych czynności stanowią wspólnie określone standardy niezbędne do realizacji wyznaczonych niejednokrotnie bardzo ambitnych zadań projektowych.

Dochodzenie do kompromisów wymaga koncentracji nie tylko na aspektach merytorycznych projektu. Zmusza do przygotowania odpowiedniego klimatu współpracy. Partnerstwo testuje więc nie tylko kompetencje instytucji, ale również umiejętności interpersonalne osób tam pracujących. I tu nabiera kolorytu wielokrotnie powtarzana opinia „Partnerstwo tworzą ludzie, nie instytucje”. Jeżeli ludzie wyznaczeni do współpracy nie znajdą płaszczyzny porozumienia, instytucje nie będą mogły ze sobą współdziałać. Brak otwarcia i gotowości współpracy na każdym szczeblu, również wykonawczym będzie blokował nawet najbardziej błahą inicjatywę działania i rozwiązywania problemów.

 

Podsumowanie

Partnerstwo przynosi korzyści, ale w zamian wymaga czasu. Często podczas spotkań czy prowadzonych przeze mnie szkoleń uczestnicy są zaskoczeni perspektywą czasową jakiej wymaga wdrożenie działań partnerskich. Nawet jeżeli planujemy partnerstwo projektowe to warto zacząć rozmawiać kilka miesięcy wcześniej. Pozwoli nam to poznać wzajemne oczekiwania, styl pracy, kompetencje itp., a przez to wzajemnych rozczarowań i kłopotów na poziomie wykonawczym przedsięwzięcia. Partnerstwo może być ogromnym sukcesem lub jeszcze większą klęską.

 

Mała typologia partnerów projektowych 

Partner Zosia-samosia / wyrywny – błyskawicznie zapomina o zasadach podziału zadań. Uważa że ma potencjał do zrealizowania każdego zadania w projekcie, w związku z czym z chęcią je przyjmuje (a raczej przejmuje) od innych partnerów

 

Partner kula u szyi /pasożyt – partner wykazujący małą samodzielność w realizacji projektu. O wszystko pyta się personel partnera, stale angażuje go do rozwiązywanie swoich wewnętrznych problemów - dobrze jeśli tylko związanych z realizacją projektu.

 

Partner pochłaniacz czasu. Wszystkie spotkania z nim trwają godzinami. Zawsze ma bardzo ważne sprawy konieczne do omówienia. Bardziej zainteresowany jest dywagacjami niż znalezieniem konkretnego rozwiązania problemu.

 

Partner „to się zrobi”. Typ partnera wiecznego luzaka, który na pytanie czy realizuje zadania zgodnie z wyznaczonym harmonogramem odpowiada NIE ale to się zrobi. Nie ma zwyczaju określania ram standardów czasowych wykonywanych zadań i osób za nie odpowiadających.

 

Partner doskonały. Posiada bardzo wysokie mniemanie o sobie. Za wszystkie problemy i pojawiające się błędy, przerzuca odpowiedzialność na partnera. On swoje zadania wykonuje zawsze perfekcyjnie tylko inni są niekompetentni lub właśnie się uwzięli.

 

Partner bez szefa. Typ partnera, u którego występuje permanentny problem z podejmowaniem decyzji. Nigdy do końca nie wiadomo kto, i w jakim obszarze może decydować, a właściwie to muszą skierować pisemną prośbę lub pytanie do „wyższej instancji” i wtedy podejmą decyzję. Wszystkie ustalenia wymagają więc czasu i cierpliwości pozostałych partnerów.

 

Partner to mój sukces. Typ partnera, który w sytuacjach oficjalnych błyskawicznie zapomina z kim realizuje prezentowany projekt. Jego „ja” zasłania wszystkich, którzy ciężko pracowali na prezentowany sukces.

 

 

Romana Krzewicka

Pomorska Akademia Kształcenia Zawodowego Sp. z o.o w Szczecinie